6 dicas para fazer reuniões eficientes
Última atualização: 27/03/2020
Organizá-la, conseguir que todos participem e estejam concentrados, tratar de temas relevantes e combinar um plano de ação é um desafio.
Levando em conta um estudo da Harvard Business Review, em média, 15% do tempo das horas totais de trabalho em uma empresa é investido em reuniões. Essa porcentagem aumente em 33% nas posições hierárquicas.
Isso pode ser um problema a menos que o tempo investido seja produtivo. Estas 6 dicas ajudaram você a gerenciar as suas reuniões:
1- Objetivos
Em muitas empresas, as reuniões são realizadas por rotina ou costume.
Antes de agendar uma reunião pergunte se o tema poderia ser resolvido com uma ligação, e-mail ou divulgando a informação internamente. Caso seja imprescindível, você deve ter um objetivo pontual que todos os envolvidos saibam de antemão.
2- Participantes
É fundamental levar uma agenda que inclua os pontos que serão tratados no encontro, quem vai abordar cada tema e em quanto tempo. Respeitar o cronograma ajudará muito!
Além disso, sugerimos compartilhar de forma antecipada a informação que será tratada.
4- Funções
Para que nada falhe, atribua funções antes do início da reunião. Quem estará responsável pelas apresentações? Quem tomará nota de tudo o que for falado? Como saberão se estão cumprindo o tempo previsto?
Evite deixar esse tipo de situação a própria sorte, uma boa organização permite melhores resultados.
5- Pontualidade e infraestrutura
Algo que vai garantir o sucesso da sa reunião é que comece e termine no horário. E se durar menos, é muito melhor!
Chegue antes ao lugar e certifique-se de que todos os elementos necessários para a reunião estão ali: projetor, notebook, adaptador, lugar para anotações e canetas, por exemplo.
Comece no horário combinado com os participantes presentes, o restante mais se juntando.
6- Ações posteriores à reunião
Para que valha a pena o tempo e o esforço que implica organizar uma reunião eficiente, comunique e siga o plano de ação e as tarefas que surgirem da mesma.
Envie uma minuta da reunião por e-mail com a tarefas a realizar, responsáveis e datas de entrega.
Seguindo este guia, você poderá fazer com que as suas reuniões sejam mais produtivas e o participantes estarão mais comprometidos com a reunião e após a sua realização. #DicasRT
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