6 tips para lograr reuniones eficientes
Última actualización: 23/07/2021
Te damos algunas claves para poder sacar el máximo beneficio al tiempo invertido en tus reuniones. Organizarla, lograr que todos asistan y estén concentrados, tratar temas relevantes y acordar un plan de acción es un desafío.
Tomando en cuenta un estudio de Harvard Business Review, en promedio, el 15% del tiempo de las horas totales de trabajo en una organización es invertido en reuniones. Este porcentaje aumenta a 33% en las posiciones jerárquicas.
Esto puede ser un problema a menos que el tiempo invertido sea productivo. Estas 6 claves te ayudarán en la gestión de tus reuniones:
1- Objetivos
En muchas compañías las reuniones se realizan por rutina o costumbre.
Antes de agendar una reunión, preguntate si el tema podría resolverse con un llamado, email o difundiendo la información internamente. En caso de ser imprescindible, debe tener un objetivo puntual que conozcan todos los involucrados de antemano.
2- Participantes
Es importante seleccionar a las personas cuya presencia es relevante. El número total de participantes también es crucial.
¿Conocés la regla 8–18–1800?
Según los especialistas, si querés resolver un problema o tomar una decisión, a la reunión no tienen que asistir más de 8 participantes.
En cambio, si tu objetivo es realizar un brainstorming, 18 es el número ideal de participantes. Tranquilo, la finalidad no es hallar consenso sino recolectar ideas variadas de los asistentes.
Por último, si el objetivo es que toda la organización se entusiasme con una novedad, como el lanzamiento de un nuevo producto, invitá a 1800 personas o al total de miembros que haya en tu empresa. ¡Dicen que esta regla no falla! ¿La vas a poner en práctica?
3- Agenda e información relevante
Es fundamental llevar una agenda que incluya los puntos que se van a tratar en el encuentro, quién va a abordar cada tema y en cuánto tiempo. ¡Respetar el cronograma te servirá mucho!
También, te sugerimos compartir de forma anticipada la información que se tratará.
4- Roles
Para que nada falle, asigná roles previo al comienzo de la reunión: ¿Quién estará a cargo de las presentaciones?, ¿Quién tomará nota de todo lo charlado?, ¿Cómo sabrán si están cumpliendo con el tiempo previsto?
Evitá dejar este tipo de situaciones libradas al azar, una mayor organización permite mejores resultados.
5- Puntualidad e infraestructura
Algo que va a garantizar el éxito de tu reunión es que comience y termine en horario. Es más, ¡Si dura menos mucho mejor!
Llegá antes al lugar y asegurate de que estén todos los elementos necesarios para la reunión: proyector, notebook, adaptador, pizarra y marcadores, por ejemplo.
Empezá en el horario pautado con los participantes presentes, el resto se irá sumando. ¡El tiempo vale!
6- Acciones posteriores a la reunión
Para que valga la pena el tiempo y esfuerzo que implica organizar una reunión eficiente, comunicá y hacé seguimiento del plan de acción y tareas que surgieron de la misma.
Enviá una minuta de la reunión por email con las tareas a realizar, responsables y fechas de entrega.
Siguiendo esta guía, podrás lograr que tus reuniones sean más productivas y los participantes tengan un mayor compromiso en la reunión y post realización. #FilosofíaRT
Aplicación certificada Platinum
ELIZABETH GARCIA
MUY INTERESANTE LA INFORMACION
Paula Constantino
Muchas gracias Elizabeth 🙂
ROSANA MARGARITA PEREZ AMAYA
Excelente informacion, a ponerla en practica
Paula Constantino
Gracias Rosana, ¡Saludos!
LIZETH MACHUCA
MUCHAS GRACIAS POR LA INFORMACION1
Paula Constantino
Gracias a vos Lizeth. ¡Saludos!
ivan huerta
muy buena informacion
Paula Constantino
Muchas gracias Ivan.
¡Saludos!
Francisco Javier Moreno Hidalgo
Muy importante información ya que nos da herramientas para mejorar la junta diaria con los supervisores y evaluar si es necesaria o no ese día, gracias.
Paula Constantino
Muchas gracias Francisco. ¡Saludos!